Споразумение за обработване на данни

Администратор е Вашата фирма („Клиентът“). Обработващ е Buildinghost.

Разграничението има практическо значение. За данните на Вашия собствен акаунт (име, имейл, фактуриране) Buildinghost е администратор и се прилага Политиката за поверителност . За личните данни, които Вие въвеждате в системата — работници, подизпълнители, доставчици, лица за контакт — Вие оставате администратор, а Buildinghost действа единствено по Ваши указания.

• Предмет: предоставяне на платформата Buildinghost за управление на строителни проекти.
• Срок: за времето на действие на абонамента, плюс сроковете за съхранение по раздел 8.
• Характер и цел: съхранение, организиране, справки и визуализиране на въведените от Клиента данни.
• Категории субекти: служители на Клиента, работници, представители на подизпълнители и доставчици.
• Категории данни: имена, длъжности, телефони, имейли, ставки на заплащане, отработени дни, прикачени документи.

Не се обработват специални категории данни по чл. 9 от GDPR. Клиентът се задължава да не въвежда такива данни в свободните текстови полета.

Buildinghost обработва лични данни само по документирани указания на Клиента, включително относно трансфери към трети държави, освен когато е задължен по правото на ЕС или на държава членка. В такъв случай Buildinghost уведомява Клиента преди обработването, освен ако това е забранено по важни причини от обществен интерес. Ползването на платформата съгласно документацията ѝ представлява документирано указание.

Всички лица, на които Buildinghost предоставя достъп до лични данни, са поели задължение за поверителност или са обвързани от подходящо законово задължение за поверителност. Достъпът е ограничен до персонала, за когото той е необходим за поддръжка на услугата.

Прилагани мерки по чл. 32 от GDPR:

• Криптиране при пренос (TLS) и при съхранение.
• Изолация на данните между фирмите на ниво база данни (Row Level Security), а не само в приложението.
• Ролеви достъп в рамките на фирмата — администратор, мениджър, счетоводител, надзорник.
• Одитен дневник на всяко създаване, редакция и изтриване, със запазване 24 месеца.
• Строга политика за сигурност на съдържанието (CSP), ограничаваща изходящите връзки до одобрени адреси.
• Автоматични резервни копия на базата данни при доставчика на хостинга.

Клиентът дава общо разрешение за ползване на подизпълнители. Актуалният списък е публикуван на страница Подизпълнители. Промени се обявяват най-малко 30 дни предварително и Клиентът има право на възражение. Buildinghost налага на всеки подизпълнител задължения за защита на данните, не по-леки от поетите в този документ, и остава изцяло отговорен за тяхното изпълнение.

Платформата предоставя на Клиента самостоятелни средства за изпълнение на заявките на субектите на данни: експорт в машинночетим формат, редактиране и изтриване на записи, както и заличаване на акаунт.

Когато заявка постъпи директно към Buildinghost, тя се пренасочва към Клиента без необосновано забавяне и без самостоятелен отговор по същество.

При нарушение на сигурността на личните данни Buildinghost уведомява Клиента без необосновано забавяне и не по-късно от 48 часа след като узнае за него, с описание на естеството на нарушението, засегнатите категории и предприетите мерки. Срокът е по-кратък от 72-часовия по чл. 33, за да остане време на Клиента да подаде собственото си уведомление.

Срокове за съхранение:

• Данни в акаунта — до прекратяване на абонамента.
• Гратисен период след заявено изтриване — 30 дни, след което заличаването е окончателно.
• Одитен дневник — 24 месеца.
• Неприети покани — 90 дни след изтичане на срока им.
• Счетоводни документи — съгласно приложимото данъчно законодателство.

При прекратяване на услугата Клиентът може да изтегли пълен експорт от екрана „Поверителност и данни“. След това, по избор на Клиента, данните се заличават или се връщат, освен когато правото на ЕС или на държава членка изисква тяхното съхранение.

Buildinghost предоставя на Клиента цялата информация, необходима за доказване на спазването на задълженията по чл. 28, и допуска одити, включително проверки, извършвани от Клиента или от упълномощен от него одитор. Одитите се провеждат в рамките на работното време, след писмено предизвестие от 30 дни и не повече от веднъж годишно, освен при данни за нарушение.

Този документ се приема автоматично при регистрация и е неразделна част от Общите условия. Ако Ви е необходим подписан екземпляр за целите на Вашата документация, пишете на privacy@buildinghost.eu.